הטבלה שלהלן מפרטת את המידע האישי שהעמותה עשויה לאסוף ו/או לעבד בקשר עם פעילותה, ועשויה להתעדכן מעת לעת:
סיווג קטגוריות מידע וקביעת משך תקופת החזקה
מידע על עובדים
בסיס חוקי לאיסוף המידע ושמירתו לתקופה הקבועה
משך השמירה
המטרה לשמה נאסף המידע
סוג המידע
הסכם העסקה/מדיניות הפרטיות לעובדים/מילוי חובות העמותה על פי דין
מספר רכב פרטי
יישמר עד שנה אחרי סיום על מנת לאפשר תנועות סיום עסקה או דוחות שמגיעים לאחר סיום העסקה
אישורי חנייה
שבע שנים לאחר סיום ההעסקה או יום התשלום האחרון לעובד, לפי המאוחר.
תמונות העובד
פרסום תמונת העובד ובמערכות השונות הזמינות לכלל העובדים לשם הקלת זיהויו; פרסום ושיווק העמותה
ניהול משאבי אנוש ושכר, לרבות: יצירת קשר עם העובד ומשלוח הודעות שונות; קיום חובות העמותה על פי דיני העבודה; בקרת נוכחות; חשבות שכר, הפקת תלושי משכורת וניהול הפרשות פנסיוניות; שמירה על זכויות העובדים; הטבות ורווחה; קבלת החלטות בנושא שיבוץ, קידום, הכשרה וכו'; מבדקים והערכות; עריכת סקרי שביעות רצון; תקשורת שוטפת מול לקוחות העמותה; בירור תלונות וניהול הליכים משפטיים/משמעתיים; עריכת סקרי שביעות רצון; מענה לבקשות/פניות של רשות מוסמכת ו/או צו שיפוטי; מע נה על פניות העובד לרבות בקשר למימוש זכויותיו על פי דין.
הסכם העסקה
שבע שנים לאחר סיום ההעסקה או יום התשלום האחרון לעובד, לפי המאוחר.
מידע רפואי (דוגמת ימי מחלה, אישורי מחלה, מוגבלות פיזית הדורשת ביצוע התאמות נגישות עבור העובד)
הסכם העסקה
לפרק הזמן המינימלי הדרוש בהתאם למטרה הספציפית שלשמה המידע נאסף. אחת לשנה העמותה תבחן אם המידע נדרש לה, ובהתאם תחליט אם למחוק אותו.
-
שם מלא ופרטי קשר, לרבות מספר טלפון, כתובת דוא"ל
-
מידע דמוגרפי לרבות גיל, מגדר, כתובת מגורים, מצב משפחתי, קשרים משפחתיים
-
תעודת זהות (כולל צילום)
-
מידע מקצועי (לרבות קו"ח, ניסיון מקצועי, השכלה, הכשרות מקצועיות, רישיונות, מידע בדבר תפקוד מקצועי, סיכומי שימוע ומשובים, נסיבות סיום העסקה וכיו"ב).
-
דיווחי נוכחות ומידע בדבר כניסות אל ויציאות ממשרדי העמותה
-
מידע כלכלי (לרבות מספר חשבון בנק, נתוני שכר ותנאי העסקה, תנאים סוציאליים, פנסיה צבורה, חבות מס, הפרשות, ניצול ימי חופשה).
שבע שנים לאחר סיום ההעסקה או יום התשלום האחרון לעובד, לפי המאוחר.
המידע יישמר לתקופה ארוכה יותר אם יש לעמותה חובה לשמור מידע מסוים לתקופות ארוכות יותר לפי כל דין או במקרים בהם שמירתו הכרחית לצורך הגנה על אינטרסים לגיטימיים של העמותה.
הסכם העסקה/מדיניות הפרטיות לעובדים/מילוי חובות העמותה על פי דין
עד שנה לאחר סיום העסקה
נתוני תקשורת ומידע שמקורו בציוד הקצה ובמערכות המחשוב של העמותה (לרבות תכתובות דוא"ל, מזהים אלקטרוניים וכו')
ניטור ציוד הקצה ומשאבי המחשוב בהתאם למדיניות הפרטיות לעובדים, לרבות לצורך ביקורת אחר עמידה בנוהלי העמותה ודרישות אבטחת מידע
נסיעות במסגרת העבודה
פרטי דרכון ומידע על נסיעות במסגרת העבודה
עד שנה לאחר סיום העסקה
מידע על מועמדים לעבודה
סוג המידע
המטרה לשמה נאסף המידע
משך השמירה
בסיס חוקי לאיסוף המידע ושמירתו לתקופה הקבועה
מדיניות הפרטיות למועמדים, באתר האינטרנט של העמותה, הסכמתו המפורשת של המועמד ו/או מדיניות הפרטיות של המכון/הגורם המאבחן אשר קיבל מהמועמד הסכמה להעברת המידע אודותיו לעמותה
מדיניות הפרטיות למועמדים, הזמינה באתר האינטרנט של העמותה
מיון מועמדים לעבודה והשמה; תקשורת שוטפת מול המועמד ותיאום מועדי ראיונות; בחינת התאמתו של המועמד למשרה עליה הוא מתמודד; עמידה בדינים שונים וביצוע העדפה מתקנת ככל שנדרש ומותר על פי דין; ביצוע מבדקים והערכות; בירור תלונות וניהול הליכים משפטיים; ניתוח, שיפור ופיתוח הליכי המיון והגיוס של העמותה; הצעת משרות אחרות למועמד בעתיד (בכפוף להסכמתו המפורשת לכך); התגוננות מפני תביעות אפשריות לרבות לפי חוק שוויון ההזדמנויות בעבודה, תשמ"ח-1988.
הערכת אישיות שנערכה מטעם גורם מקצועי (שכדרך עיסוק מחווה דעה על אישיות של אדם) או שנערכה באמצעי שמיועד להערכה של מאפייני אישיות מהותיים (כגון קווי אופי, יכולת שכלית וכיוצ"ב)
לפרק הזמ ן המינימלי הדרוש בהתאם למטרה הספציפית שלשמה המידע נאסף. אחת לשנה העמותה תבחן אם המידע נדרש לה, ובהתאם תחליט אם למחוק אותו
-
שם מלא ופרטי קשר (מספר טלפון, כתובת דוא"ל)
-
מידע דמוגרפי לרבות גיל, מגדר, כתובת מגורים
-
מידע מקצועי (לרבות קו"ח, ניסיון מקצועי, השכלה)
-
סיכומי ראיונות ושיחות עם ממליצים
-
ציפיות שכר
-
תמונת המועמד
לגבי מועמד שלא התקבל - עד 12 חודשים מההודעה על אי קבלה לעבודה;
לגבי מועמד שהתקבל לעבודה – ראו לעיל משך שמירה ביחס לעובדים.
מידע על תורמים
סוג המידע
המטרה לשמה נאסף המידע
משך השמירה
בסיס חוקי לאיסוף המידע ושמירתו לתקופה הקבועה
מדיניות פרטיות אתר
גיוס וניהול תרומות לעמותה; רישום התרומות והפקת קבלות ודוחות; ניהול רשימת תפוצה (בכפוף להסכמת נושא המידע) ודיוור מידע לנושאי המידע; עמידה בחובות דיווח או פיקוח בקשר עם תרומות ככל הנדרש וכן לצורך ביטול הוראת קבע של התרומה.
שם מלא ופרטי קשר (טלפון, כתובת דוא"ל); מס' תעודת זהות; 4 ספרות אחרונות של כרטיס האשראי; מידע על התרומה.
נשמר לפי דרישות חוק העמותות, תש"ם-1980 לצורך פנקס תורמים ודיווח כספי
מידע על מתנדבים
סוג המידע
המטרה לשמה נאסף המידע
משך השמירה
בסיס חוקי לאיסוף המידע ושמירתו לתקופה הקבועה
מדיניות הפרטיות באתר האינטרנט של העמותה
שבע שנים לאחר מועד תחילת ההתנדבות
לצורך אימות זהות
קישור לפרופיל ברשתות חברתיות
לצורכי ביטוח
תפעול העמותה והפעלת מתנדבים, לרבות: מיון וגיוס מתנדבים; תקשורת עם מתנדבים ומסירת עדכונים; ניהול וליווי תהליך ההתנדבות; הכנת דוחות ועמידה בדרישות רגולטוריות
מספר תעודת זהות (לצורך ביטוח)
נמחק לאחר העברתו למנהלי הביטוח
-
שם מלא ופרטי קשר, לרבות מספר טלפון, כתובת דוא"ל, מקום מגורים
-
מידע דמוגרפי, לרבות שנת לידה ומגדר
-
מידע מקצועי, (תחום עיסוק, כישורים, ניסיון מקצועי ותחביבים)
-
מידע בנוגע להתנדבות ורמת פעילות (לרבות מידת זמינות, אזור התנדבות, תחום התנדבות רצוי, פרויקט ותחום פעיל, פעילויות בהן המתנדב השתתף)
-
פרטים נוספים הרלוונטיים להתנדבות, בהתאם לסוג ההתנדבות (שפות, סוג רכב, מידת חולצה)
שבע שנים לאחר מועד תחילת ההתנדבות
מידע על מוטבים (כולל פצועים)
סוג המידע
המטרה לשמה נאסף המידע
משך השמירה
בסיס חוקי לאיסוף המידע ושמירתו לתקופה הקבועה
מדיניות הפרטיות באתר האינטרנט של העמותה
מתן סיוע לפונים לעמותה; יצירת קשר עם הפונים; תפעול העמותה וקידום יוזמות התנדבות תיאום והפעלה של מתנדבים וגורמים מסייעים; ניהול פניות ומתן מענה;
תיעוד הפעולות שבוצעו במסגרת הסיוע; הפקת דוחות לצורכי ניהול, בקרה ושיפור תהליכי העבודה; עמידה בדרישות דין ודיווח פנימי של העמותה; הפקת נתונים סטטיסטיים ואנונימיים לצורכי ניתוח והסקת מסקנות תפעוליות
מידע רפואי, נשמר בהקשר של ליווי פצועים. כולל מידע בנוגע לאשפוז, פציעה או מוגבלות פיזית מיוחדת
לפרק הזמן המינימלי הדרוש בהתאם למטרה הספציפית שלשמה המידע נאסף, לאחר כשנתיים העמותה תבחן אם המידע נדרש לה ואם ניתן למחוק
-
שם מלא ופרטי קשר, לרבות מספר טלפון, כתובת דוא"ל
-
מקום מגורים
-
מידע דמוגרפי (מגדר, גיל)
-
תפקיד (במקרה של תמיכה בארגון/ישוב)
למשך ח מש שנים
מידע על פרילנסרים/נותני שירותים
סוג המידע
המטרה לשמה נאסף המידע
משך השמירה
בסיס חוקי לאיסוף המידע ושמירתו לתקופה הקבועה
ניהול משאבי אנוש, יצירת קשר, הענקת הטבות , פעילויות רווחה, ביצוע תשלומים.
הסכמי התקשרות
יישמר עד שנה אחרי סיום על מנת לאפשר תנועות סיום התקשרות או דוחות
אישורי חנייה
מספר רכב פרטי
צילום ת"ז
לפרק הזמן המינימלי הדרוש בהתאם למטרה הספציפית שלשמה המידע נאסף. אחת לשנה העמותה תבחן אם המידע נדרש לה, ובהתאם תחליט אם למחוק אותו
-
שם מלא ופרטי קשר, לרבות מספר טלפון, כתובת דוא"ל
-
מידע כלכלי (תשלומים, הטבות, אישור/פרטי חשבון בנק וכיו"ב);
-
מידע דמוגרפי לרבות גיל, מגדר, כתובת מגורים
-
נתוני תקשורת ומידע שמקורו בציוד הקצה ובמערכות המחשוב של העמותה (לרבות תכתובות דוא"ל, מזהים אלקטרוניים וכו')
-
תמונה
-
דיווחי נוכחות ומידע בדבר כניסות אל ויציאות ממשרדי העמותה
שבע שנים לאחר סיום ההתקשרות או יום התשלום האחרון, לפי המאוחר.
מידע על ספקים, שותפים ולקוחות עסקיים
סוג המידע
המטרה לשמה נאסף המידע
משך השמירה
בסיס חוקי לאיסוף המידע ושמירתו לתקופה הקבועה
הסכמי התקשרות
ניהול ההתקשרויות עם הספקים או השותפים העסקיים של העמותה, לרבות: מעקב וביצוע תשלומים; עמידה בקשר ומשלוח הודעות שונות; עריכת סקרי שביעות רצון;
בירור תלונות וניהול הליכים משפטיים;
מענה לבקשות/פניות של רשות מוסמכת ו/או צו שיפוטי; מענה על פניות הספק או השותף העסקי, לרבות בקשר למימוש זכויות על פי דין.
-
שם ופרטי קשר של נציגי הספק (ככל שהספק הינו עמותה או תאגיד אחר) או של הספקים עצמם (ככל שמדובר באדם, דוגמת פרילנסרים)
-
רישום מדוקדק של תשלומים המשולמים לכל ספק לרבות פרטי חשבון בנק וכן מספר ת"ז/עוסק מורשה
-
מידע מקצועי (תפקיד ומקום עבודה, מדינה)
שבע שנים לאחר סיום ההתקשרות או יום התשלום האחרון לספק, לפי המאוחר.
מידע על מבקרים באתר האינטרנט של העמותה
סוג המידע
המטרה לשמה נאסף המידע
משך השמירה
בסיס חוקי לאיסוף המידע ושמירתו לתקופה הקבועה
מדיניות הפרטיות באתר
מדיניות הפרטיות באתר, לרבות התייחסות לסוגיית הקוקיז
עד שלוש שנים
מידע שהמשתמש הזין בטופס "צור קשר" או בטופס לקבלת מידע לרבות שם, פרטי קשר ועמותה.
לצורך עמידה בקשר עם המשתמש ומענה על בקשתו/פנייתו
ניהול האתר ופיתוחו, התאמה אישית ושיפור של חווית השימוש באתר, אבחון בעיות וניתוח מגמות.
כתובת IP, זמני פעילות באתר, עמודים בהם המשתמש ביקר, מאפייני המכשיר של המ שתמש ומידע נוסף שנאסף באמצעות כלים אוטומטיים וקובצי עוגיות.
בהתאם למדיניות הפרטיות באתר העמותה
מצלמות אבטחה
סוג המידע
המטרה לשמה נאסף המידע
משך השמירה
בסיס חוקי לאיסוף המידע ושמירתו לתקופה הקבועה
מדיניות מצלמות, שילוט המיידע את נושאי המידע על היותם מצולמים
הגנה על בטיחות ובטחון, לרבות של עובדי העמותה, הנוכחים בחצריה, לקוחות העמותה, מבקרים וספקים; שמירה על רכוש, לרבות של העמותה, עובדיה, הנוכחים בחצרי העמותה, לקוחות העמותה וספקים או כל צד ג' אחר וכן שמירה על קניינה של העמותה וכל המצוי בתחומה; אבטחת מידע אישי, רגיש, סודות מסחריים או קניין רוחני של העמותה; עמידה בדרישות גורמי רגולציה (תקן ISO-27001); עמידה בדרישות גורמי ביטחון וצווים שיפוטיים.
הקלטות וידאו של מצלמות האבטחה המוצבות במשרדי העמותה
עד 30 יום